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Registre UBO

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Ce n’est plus une surprise pour vous, le registre UBO est à remplir dès à présent et au plus tard pour le 31 mars 2019.
Comme vous le savez certainement, ce registre doit être complété par le mandataire interne d’une société/association (éventuellement externe).
Dès lors, cela peut être effectué par la société même ou par le comptable/expert-comptable mandaté.
Avant de devoir vous confrontés à cela, nous pensions qu’il était judicieux de vous rappeler quelques éléments essentiels…

 

Premièrement, Qu’est-ce-que le registre UBO (Ultimate Beneficial Owner) et en quoi est-ce-que cela consiste ?

  • Ce registre centralise les bénéficiaires effectifs des sociétés/fondations/ASBL ou encore toutes les « autres formes juridiques similaires ».

Il vous est possible de retrouver ce registre au sein de l’administration de la trésorerie (Finances) via le portail MyMinfin (Pro). Celui -ci est accessible grâce à votre carte d’identité électronique et votre ID. personnel.

  • Comment identifier les bénéficiaires effectifs d’un société/association ?

Il se peut qu’il n’y ait qu’une personne physique qui soit bénéficiaire effective mais il est également possible que ce soit un groupe de plusieurs personnes. Ces personnes sont celles qui possèdent ou contrôlent la société/association (constituée en Belgique).

NB : Un « bénéficiaire effectif » est une personne possédant directement ou indirectement plus de 25% des parts dans la société/association. Dans le cas où on ne pourrait pas identifier la ou les personnes qui contrôlent la société/association, c’est le dirigeant principal qui sera confronté.

 

  • Quelles sont les obligations du représentant légal de la société ou association ? (Applicable dès maintenant jusqu’au 31 mars 2019 au plus trad.)

- Mettre en place des procédures internes visant à simplifier la collecte des documents et informations nécessaires au remplissage du registre.

- Désigner le représentant légal ou le mandataire qui devra fournir les informations à l’Administration.

 - Identifier les bénéficiaires effectifs ainsi que rassembler les documents nous permettant de vérifier les informations communiquées (statuts de la société, copie de la carte d’identité, registre des actionnaires, …)

  • Quelles sont les sanctions qui peuvent être appliquées si ces obligations ne sont pas respectées ?

Une amende de 50€ à 5000€ se d’application pour les administrateurs qui omettent :

- De fournir des informations relatives aux bénéficiaires effectifs, dans le mois, à partir du moment où cellesci sont connues ou modifiées mais également les données sur les bénéficiaires effectifs au registre UBO (voie électronique).

- De recueillir et conserver les données actuelles et exactes par rapport aux bénéficiaires effectifs.


En tant que professionnel du chiffre, il vous faudra déterminer si vous intégrez cela dans vos prestations ou si vous laissez cela à la charge du client.