Durée de conservation des documents et des dossiers.

Une question nous revient assez régulièrement :  

« Combien de temps dois-je conserver les documents et informations des clients ? »

Selon les dispositions légales concernées, plusieurs délais coexistent pour les mêmes documents. Par ailleurs certains délais identiques par leurs durées prennent cours à des moments différents ce qui est également source de confusion. Enfin, n’oublions pas que le respect de la vie privée impose de détruire ou d’effacer ces documents ou informations passés les délais de conservation légale. Il ne s’agira donc pas de tout conserver ad vitam aeternam.

Tentons d’y voir un peu plus clair

Le droit comptable

L'article  6, alinéa 4, de la loi du 17 juillet 1975 dispose que les pièces justificatives doivent être conservées, en original ou en copie, durant sept ans. Ce délai est réduit à trois ans pour les pièces qui ne sont pas appelées à faire preuve à l'égard de tiers. L’article 8, § 2 de la Loi comptable prévoit que les livres légaux doivent être conservés pendant sept ansà partir du premier janvier de l'année qui suit la clôture de l’exercice en cause.

Dans son avis 2011/21 du 5 octobre 2011 , la commission des normes comptables estimait qu’ « il appartient donc à chaque entreprise de décider de conserver les pièces justificatives en question au- delà du délai légal de conservation, compte tenu de leur importance particulière en cas de litige ou d'autres procédures ».

Nous verrons que ce point de vue de 2011, doit aujourd’hui être un peu nuancé.

Le droit fiscal

La loi du 20 novembre 2022 portant dispositions fiscales et financières diverses introduit un allongement notable des délais de conservation des livres et documents en matière fiscale, et plus précisément à l’impôt sur les revenus et à la TVA. Cet allongement est le corolaire de l’allongement des délais dont dispose l’administration pour contrôler le contribuable.

En matière d’impôt sur les revenus, tous les livres et documents de nature à permettre la détermination du montant des revenus imposables doivent être conservés jusqu'à l'expiration de la dixième année ou du dixième exercice comptable qui suit la période imposable.

En matière de TVA, les livres doivent être conservés 10 ans à partir du 1^er janvier qui suit leur clôture. Les factures et autres documents doivent être conservés 10 ans à partir du 1^er janvier qui suit leur date d’émission. Ces délais sont portés à 15, voire 25 ans, pour les biens d’investissement.

Le droit pénal

L’article 60 de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l'utilisation des espèces, ci-après loi « LAB », stipule que « les entités assujetties conservent, sur quelque support d'archivage que ce soit, à des fins de prévention et de détection d'un éventuel blanchiment de capitaux ou financement du terrorisme, ainsi qu'à des fins d'enquêtes en la matière par la CTIF ou par d'autres autorités compétentes, les documents et informations suivants ».

• Les informations d’identificationdu client doivent être conservés durant10 ans à partir de la fin de la relation d’affaires ;
• les documents consignant les mesures prises pour identifier le(s) bénéficiaires effectifs, en ce compris les informations relatives à toutes difficultés rencontrées durant le processus de vérification doivent également être conservés durant 10 ans à partir de la fin de la relation d’affaires ;
• les pièces justificatives et les enregistrements des opérations qui sont nécessaires pour identifier et reconstituer précisément les opérations effectuées, pendant dix ans à dater de l'exécution de l'opération ;
• Le rapport écrit établi en cas de détection d’une opération atypique doit être conservé durant dix ans à dater de l'exécution de l'opération.

La protection de la vie privée

L’article 62 de la loi LAB impose l'obligation d'effacer les données à caractère personnel à l'issue des périodes de conservation obligatoires qu’elle édicte.

Cette obligation d’effacement peut s’avérer prématurée au regard des dispositions fiscales qui régissent la matière.

Il conviendra de veiller au respect des principes du RGPD. A savoir :

• La finalité et la durée minimale: La durée de conservation des données doit être strictement liée à la finalité du traitement. Les données ne doivent être conservées que le temps nécessaire à l'accomplissement de l'objectif pour lequel elles ont été collectées. En l’espèce, le respect de la loi.
• Sécurité des données : La sécurité des données doit être assurée pendant toute leur durée de vie. L'accès doit être contrôlé, et les données doivent être protégées contre toute perte, altération ou accès non autorisé.
• Archivage intermédiaire : Dans la mesure du possible, les données peuvent être conservées en archivage intermédiaire. Elles seront éventuellement consultables mais pas utilisées activement autrement dit récupérables en cas de besoin. 

Conclusion : Comment FID-Manager vous permet de respecter ces diverses obligations ?

Nous vous conseillons d’archiver directement l’intégralité du dossier de votre ancien client dès la fin de le relation.

Vous aurez préalablement veillé à ce que les dossiers archivés soient uniquement accessibles à ou aux utilisateurs disposant des plus hauts niveaux d’accréditation dans le système.

Pour quels motifs :

1. Dans l’hypothèse où il faille communiquer le dossier de cet ancien client à un confrère ou un tiers quelconque, seules les personnes avec les plus hauts niveaux d’accréditation pourront y accéder. De telle sorte qu’ils pourront expurger le dossier de toute information qu’il ne convient pas de communiquer (ex. : déclaration de soupçon, détermination du niveau de risque,…).

2. Le plus haut degré de confidentialité est assuré puisque le dossier « disparait » du système.

3. Le seul traitement (au sens RGPD) consiste en sa conservation car il n’y a plus aucune autre raison de traiter ce dossier. La seule finalité réside dans sa conservation. Il est donc inutile que ce dossier soit accessible par le personnel fut-ce l’ancien gestionnaire du dossier.

4. La décision d’effacement au terme du délai légal de conservation pourra être prise uniquement par les personnes disposant des plus hauts niveaux d’accréditation.