Bewaren van documenten en bestanden.

Eén vraag komt regelmatig voorbij:

« Hoe lang moet ik klantdocumenten en informatie bewaren? »

Afhankelijk van de wettelijke bepalingen in kwestie bestaan er verschillende termijnen naast elkaar voor dezelfde documenten. Bovendien lopen sommige termijnen die identiek zijn qua duur op verschillende tijdstippen, wat ook een bron van verwarring is. Laten we tot slot niet vergeten dat respect voor privacy vereist dat documenten of informatie vernietigd of verwijderd moeten worden zodra de wettelijke bewaartermijnen zijn verstreken. Het is dus geen kwestie van alles ad vitam aeternam bewaren.

Laten we proberen de zaken wat duidelijker te zien

Boekhoudwetgeving

Artikel 6, alinea 4, van de wet van 17 juli 1975 bepaalt dat het origineel of een kopie van bewijsstukkenzeven jaar moet worden bewaard. Deze termijn wordt verkort tot drie jaar voor documenten die niet bestemd zijn om als bewijs tegen derden te worden gebruikt. Artikel 8, § 2 van de boekhoudwet bepaalt dat de wettelijke boeken zeven jaar moeten worden bewaard vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op de afsluiting van het betreffende boekjaar.

In haar advies 2011/21 van 5 oktober 2011 stelde de Commissie voor boekhoudkundige normen dat “het dus aan elke onderneming is om te beslissen of zij de betreffende bewijsstukken langer dan de wettelijke bewaartermijn bewaart, rekening houdend met hun bijzondere belang in geval van geschillen of andere procedures”.

We zullen zien dat dit standpunt uit 2011 vandaag een beetje genuanceerd moet worden.

Belastingwetgeving

De wet van 20 november 2022 houdende diverse fiscale en financiële bepalingen voert een aanzienlijke verlenging in van de bewaartermijnen voor boeken en documenten op fiscaal gebied, meer bepaald op het gebied van de inkomstenbelasting en de btw. Deze verlenging is het logische gevolg van de verlenging van de termijnen waarover de administratie beschikt om de belastingplichtige te controleren.

Met betrekking tot de inkomstenbelasting moeten alle boeken en documenten die het mogelijk maken om het bedrag van het belastbaar inkomen te bepalen, worden bewaard tot het einde van het tiende jaar of de tiende boekhoudkundige periode volgend op de belastbare periode.

Wat btw betreft, moeten de boeken worden bewaard gedurende10jaarvanaf1januarivolgendophunafsluiting. De facturenenanderedocumenten moeten worden bewaard gedurende10jaarvanaf1januarivolgendophunuitgiftedatum. Deze termijnen worden verlengd tot 15 of zelfs 25 jaar voor investeringsgoederen.

Strafrecht

Artikel 60 van de wet van 18 september 2017 betreffende de voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en de beperking van het gebruik van contanten, hierna de “Wwft-wet“ genoemd, bepaalt dat “de onderworpen entiteiten, op welke archiefdrager dan ook, met het oog op de preventie en opsporing van mogelijke witwassen van geld of financiering van terrorisme, alsook met het oog op onderzoeken ter zake door de CFI (Cel voor Financiële Informatieverwerking) of andere bevoegde autoriteiten, de volgende documenten en informatie bewaren”.

• De identificatiegegevens van klanten moeten 10 jaar vanaf het einde van de zakelijke relatie worden bewaard;
• De documenten waarin de maatregelen worden vastgelegd die zijn genomen om de uiteindelijke begunstigden te identificeren, met inbegrip van informatie over eventuele moeilijkheden die tijdens het verificatieproces zijn ondervonden, moeten eveneens worden bewaard gedurende 10 jaar vanaf het einde van de zakelijke relatie;
• De bewijsstukken en registraties van de verrichtingen die nodig zijn om de verrichte verrichtingen te identificeren en nauwkeurig te reconstrueren, gedurende 10 jaar vanaf de uitvoering van de verrichting;
• Het schriftelijke rapport dat wordt opgesteld bij detectie van een atypische verrichting moet worden bewaard gedurende 10 jaar vanaf de uitvoering van de verrichting.

Bescherming van privacy

Artikel 62 van de Wwft-wet legt een verplichting op om persoonsgegevens te wissen aan het einde van de verplichte bewaartermijnen die erin zijn vastgelegd.

Deze verwijderingsverplichting kan voorbarig blijken gezien de fiscale bepalingen ter zake.

Er moet worden toegezien op de naleving van de beginselen van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Namelijk:

• Doel en minimumduur : De duur van het bewaren van gegevens moet strikt gekoppeld zijn aan het doel van de verwerking. Gegevens mogen niet langer worden bewaard dan nodig is om het doel te bereiken waarvoor ze zijn verzameld. In dit geval naleving van de wet.
• Gegevensbeveiliging : De beveiliging van gegevens moet gedurende de hele levensduur worden gewaarborgd. Toegang moet worden gecontroleerd en gegevens moeten worden beschermd tegen verlies, wijziging of onbevoegde toegang.
• Tussentijdse archivering : Voor zover mogelijk kunnen gegevens in een tussentijds archief worden bewaard. Ze kunnen worden geraadpleegd maar niet actief worden gebruikt, met andere woorden, ze kunnen worden teruggehaald als dat nodig is .

Conclusie : Hoe kan FID-Manager u helpen om aan deze verschillende verplichtingen te voldoen ?

Wij raden u aan om het volledige dossier van uw voormalige klant direct na beëindiging van de relatie te archiveren.

U hebt er vooraf voor gezorgd dat de gearchiveerde dossiers alleen toegankelijk zijn voor gebruikers met de hoogste accreditatieniveaus in het systeem.

Op welke gronden  :

1. In het geval dat het dossier van deze voormalige klant moet worden doorgegeven aan een collega of een andere derde partij, hebben alleen degenen met de hoogste accreditatieniveaus toegang tot het dossier. Op die manier kunnen zij informatie die niet openbaar mag worden gemaakt uit het dossier verwijderen (bijv. verklaring van vermoedens, bepaling van het risiconiveau, enz.).
    
2. De hoogste mate van vertrouwelijkheid is gegarandeerd omdat het bestand “verdwijnt” uit het systeem.
    
3. De enige verwerking (in de zin van de AVG) bestaat uit het opslaan ervan, aangezien er geen andere reden meer is om dit bestand te verwerken. Het enige doel is om het te bewaren. Het is daarom niet nodig dat dit dossier toegankelijk is voor het personeel, inclusief de voormalige dossierbeheerder.
    
4. De beslissing om gegevens te verwijderen aan het einde van de wettelijke bewaarperiode mag alleen worden genomen door mensen met de hoogste accreditatieniveaus.