Begrijpen van elektronische handtekeningen

FAQ - De handtekeningprocedure in FID-Manager 

1. Wat is een handtekening? 

De handtekening wordt over het algemeen gedefinieerd als een grafisch proces dat drie functies vervult: 

1. Identificeer de ondertekenaar; 

2. Leg vast dat de ondertekenaar akkoord gaat met de inhoud van het document dat hij ondertekent; 

3. Leg de inhoud van het document vast, die niet kan worden gewijzigd zonder opnieuw te worden ondertekend. 

2. Wat is een elektronische handtekening? 

Volgens Verordening (EU) nr. 910/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 23 juli 2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt en tot intrekking van Richtlijn 1999/93/EG (hierna: eIDAS) komt een elektronische handtekening overeen met "gegevens in elektronische vorm, die als bijlage bij of logisch geassocieerd met andere gegevens in elektronische vorm zijn gevoegd en die de ondertekenaar gebruikt om te ondertekenen". (EUR-Lex - 32014R0910 - NL - EUR-Lex (europa.eu)) 

3. Wat zijn de verschillende soorten elektronische handtekeningen? 

Als inleidend punt moet worden benadrukt dat er drie soorten handtekeningen zijn waarin eIDAS voorziet, omdat ze alle drie als geldige handtekeningen worden beschouwd.   "De verordening bepaalt duidelijk dat een elektronische handtekening (ongeacht de gebruikte technologie en het niveau) niet als bewijsmiddel in gerechtelijke procedures mag worden geweigerd louter op grond van het feit dat zij elektronisch is of dat zij niet gekwalificeerd is." (Artikel 25 van Verordening (EU) nr. 910/2014 en Elektronische handtekening en andere vertrouwensdiensten | FOD Economie (fgov.be)) 

De eIDAS definieert drie niveaus van elektronische handtekeningen: 

1. De eenvoudige handtekening 

Dit zijn de meeste elektronische handtekeningen die geproduceerd worden. Ze zijn het meest geschikt omdat ze snel en eenvoudig te gebruiken zijn. De eenvoudige elektronische handtekening komt overeen met het eerste niveau van beveiliging en wettelijke erkenning van de handtekening op een document. 

Deze handtekening hoeft niet te voldoen aan een vaste lijst van wettelijke vereisten. Elke leverancier van handtekeningoplossingen is daarom vrij om het systeem voor te stellen dat hij geschikt acht, d.w.z. het beste compromis tussen veiligheid en gebruiksgemak. 

Het eenvoudige handtekeningprocedure kan dus flexibeler of sterker worden gemaakt, afhankelijk van de manier waarop het wordt gebruikt. Er kan bijvoorbeeld een getrapte sequentiële handtekeningprocedure worden gebruikt, met voorafgaande bekrachtiging in fasen, zodat elke ondertekenaar de integriteit van het document garandeert wanneer hij het ontvangt.  (Deze procedure kan in FID-Manager worden geconfigureerd als er meerdere ondertekenaars zijn). 

Het is ook mogelijk om een bestand toe te voegen met bewijsmateriaal zoals een kopie van de nationale identiteitskaart van de ondertekenaar, het e-mailadres van de ondertekenaar, het telefoonnummer, het IP-adres van het apparaat dat werd gebruikt om te ondertekenen, de datum en tijd van ondertekening, of zelfs de locatie van de ondertekenaar, enz. 

Het bewijsdossier maakt het mogelijk om de verschillende fasen van een transactie stap voor stap te traceren. Het zal dus moeilijk zijn om het bestaan ervan te betwisten.  

Het wordt bewaard door de leverancier van de handtekeningenservice, die zowel het bestand als het originele document kan leveren. De onafhankelijkheid van de ondertekenaars is een echte garantie voor de integriteit van het document. Het zal daarom moeilijk zijn om de inhoud ervan aan te vechten. 

2. De gevorderde handtekening 

De gevorderde handtekening is zeker veiliger. Deze zou echter voorbehouden moeten zijn voor grote financiële transacties of voor het ondertekenen van documenten met zeer grote juridische implicaties. 

"Een gevorderde elektronische handtekening voldoet aan de volgende eisen: 

1. uniek gekoppeld zijn aan de ondertekenaar; 

2. de ondertekenaar identificeren; 

3. zijn aangemaakt met behulp van gegevens voor het aanmaken van elektronische handtekeningen die de ondertekenaar met een hoge mate van betrouwbaarheid onder zijn uitsluitende controle kan gebruiken; en 

4. zodanig aan de bij die handtekening behorende gegevens worden gekoppeld dat elke latere wijziging van de gegevens kan worden opgespoord". ( Artikel 26 van Verordening (EU) nr. 910/2014.) 

Om aan deze voorwaarden te voldoen, kunt u worden gevraagd om een identiteitsbewijs te uploaden of een vakje toe te voegen dat moet worden aangevinkt voor akkoord, of zelfs een akkoord-tekst die moet worden getypt (bijv. "gelezen en goedgekeurd", enz.). 

Dit resulteert over het algemeen in een veel omslachtigere handtekeningprocedure. 

3. De gekwalificeerde handtekening 

De gekwalificeerde elektronische handtekening is het meest geavanceerde stadium in de beveiliging van elektronische handtekeningen. Ze kan bijzonder restrictief zijn en moet worden voorbehouden voor zeer specifieke gevallen. 

Deze elektronische handtekening is onderworpen aan strenge wettelijke beperkingen. Daarom wordt ze in de hele Europese Unie erkend. 

De gekwalificeerde handtekeningprocedure maakt gebruik van dezelfde veiligheidscriteria als de geavanceerde handtekening, met één extra kenmerk: de identiteit van de ondertekenaar moet worden gevalideerd door een cryptografische handtekeningsleutel die wordt vergrendeld door een PIN-code.  

4. Welke handtekening voor welk gebruik? 

De kracht van de handtekening ligt in de mate van vertrouwen die het geeft over de identiteit van de persoon die heeft ondertekend en in het bewijs dat het ondertekende document inderdaad het document is dat wordt gepresenteerd. 

Moeten we onszelf altijd een onnodig beperkend systeem opleggen wanneer een eenvoudige handtekening voldoende garanties biedt?  

In tegenstelling tot handgeschreven handtekeningen zijn elektronische handtekeningen pas recentelijk in gebruik genomen. Gebruikers hebben natuurlijk een probleem om zich te positioneren. Ze schipperen tussen de angst voor overdreven lichtheid en overdreven veiligheid.  

Voor een beter begrip kunnen we een parallel trekken tussen de verschillende handtekeningen en de manieren waarop een brief per post wordt verstuurd.  

Net zoals juridische documenten gewoonlijk niet per gewone post worden verzonden, zou niemand eraan denken om een bestelformulier aangetekend met ontvangstbevestiging te versturen.  

Ondanks de mogelijk belangrijke juridische gevolgen worden waarschuwingen en uittreksels uit de rol per gewone post verstuurd. Hetzelfde geldt voor medische attesten die werknemers naar hun werkgevers sturen. 

In dezelfde geest wordt in de modelverklaring bij de C.F.I. uitdrukkelijk het volgende gesteld: "Indien u niet in staat bent een digitale handtekening te plaatsen, gelieve dan dit ingevulde Word-document, samen met het gescande document met handtekening, als bijlage bij de e-mail te voegen". (Modelverklaring betreffende een vermoeden van BC/FTP in het kader van de wet van 18 september 2017 ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme en ter beperking van het gebruik van contant geld specifiek https://www.ctif-cfi.be/images/documents/Dutch/nltemplate.docx) 

Een eenvoudige scan van de handgeschreven handtekening wordt daarom geaccepteerd als handtekening op de aangifte bij de C.F.I. !  

Deze oplossing is in overeenstemming met vaste rechtspraak. (DE RAAD VOOR VREEMDELINGENBETWISTINGEN arrest nr. 34.364 van 19 november 2009 ( https://www.rvv-cce.be/sites/default/files/arr/A34364.AN.pdf ) ) 

Afhankelijk van het type handtekening worden de volgende toepassingen over het algemeen aanbevolen:  

5. Is de vereenvoudigde handtekening van FID-Manager legaal? 

Ja, deze handtekening is volkomen legaal omdat ze voldoet aan de eIDAS-voorschriften.  

Het gaat echter verder op het gebied van veiligheid:  

1. Het bevat een handtekeningenbestand om geschillen over het bestaan van de handtekening te voorkomen. Alle stappen in de ratificatie van een overeenkomst worden geregistreerd. FID-Manager verzamelt een reeks gegevens die specifiek zijn voor elke handtekening, zoals een kopie van de nationale ID van de ondertekenaar die in het systeem is geregistreerd, het e-mailadres en telefoonnummer van de ondertekenaar, het IP-adres van het apparaat dat werd gebruikt om te ondertekenen, de datum en tijd van elke handtekening en zelfs de locatie van het elektronische apparaat dat werd gebruikt om te ondertekenen. 

2. Ondertekende documenten worden door FID-Manager opgeslagen op eigen servers. Elke wijziging of aanpassing na ondertekening wordt dus geregistreerd door een vertrouwde dienst die onafhankelijk is van de ondertekenaars. De onafhankelijkheid van FID-Manager ten opzichte van de ondertekenaars is een echte garantie voor de integriteit van de inhoud van het document. Het zal daarom moeilijk zijn om de inhoud te betwisten. Het door FID-Manager geleverde document is het originele document zoals het op het moment van ondertekening op de servers van FID-Manager is opgeslagen.  

3. Ondertekende documenten worden ook bewaard door elk van de ondertekenaars. In dit geval is het vrijwel onmogelijk om de inhoud te wijzigen of aan te passen omdat er zoveel kopieën zijn. 
   Bovendien, in een sequentiële handtekeningprocedure zoals voorgesteld door FID-Manager, "garandeert" elke ondertekenaarde handtekening van de vorige ondertekenaar. Aan het einde van de procedure hebben alle ondertekenaars een kopie die door elk van hen is ondertekend. 

De eenvoudige handtekeningprocedure van FID-Manager is gecertificeerd door een onafhankelijk gespecialiseerd bedrijf (SSL Certification Authority - Encryption and Authentication (digicert.com) (https://www.digicert.com/) ). De FID-Manager handtekening heeft zijn eigen echtheidscertificaat. 

Ten slotte kunnen gebruikers van FID-Manager voor bijzonder gevoelige documenten altijd de gekwalificeerde handtekening gebruiken: Belgium Root CA, die door de federale overheid bij de identiteitskaart of verblijfsvergunning wordt geleverd. 

Elke betwisting van de "FID-Manager handtekening" door een van de ondertekenaars zal gebaseerd zijn op deze onbetwistbare feiten.  

In de meer dan 10 jaar dat FID-Manager op de markt is, heeft nog niemand de geldigheid van de eenvoudige handtekening betwist. 

6. Accepteert de ITAA handtekeningen van FID-Manager, met name in het kader van een kwaliteitsbeoordeling? 

Ja, sinds 2014 en de goedkeuring van de eIDAS-verordening door de Europese Unie worden alle digitale handtekeningen die in FID-Manager worden aangeboden, geaccepteerd en zelfs aangemoedigd als onderdeel van het digitaliseringsproces. 

De ondertekeningsprocedures van FID-Manager zijn goed bekend bij de ITAA, die de geldigheid ervan sinds de invoering heeft erkend. 

7. Moet ik kiezen voor een gekwalificeerde handtekening, zoals een elektronische identiteitskaart? 

Of u een gekwalificeerde handtekening nodig hebt, hangt af van uw voorkeuren en de aard van het document waarop de handtekening wordt gezet.  

In elk geval is het mogelijk om te kiezen voor een gekwalificeerde handtekening in FID-Manager. 

Als u voor deze optie kiest, volg dan het proces in FID-Manager: link.  

Het is echter cruciaal om op te merken dat gekwalificeerde handtekeningen beperkter kunnen zijn voor uw klanten, waardoor er mogelijk minder ondertekende retourzendingen zijn vanwege de ogenschijnlijke complexiteit.  

8. Kan mijn klant gemakkelijk met FID-Manager ondertekenen? 

Bekijk het zelf: Video 

9. Kan ik documenten buiten FID-Manager ondertekenen? 

Ja, het is heel eenvoudig, volg gewoon de video-instructies: Video of raadpleeg de documentatie: link 

10. Hoeveel kost de handtekening die FID-Manager aanbiedt? 

Handtekeningen zijn inbegrepen in uw FID-Manager abonnement, dus u hoeft niets extra's te betalen. 

11. Kan ik meerdere documenten tegelijk ondertekenen? 

Ja, zo doet u dat hier: link 

12. Waarom FID-Manager kiezen om documenten te ondertekenen in plaats van een speciale applicatie? 

De ontwerpers van FID-Manager ontwikkelden de handtekeningen zodat hun klanten ze konden gebruiken.  

Dit zijn functionele tools ontworpen voor boekhoudprofessionals. Ze zijn ontworpen en ontwikkeld om flexibiliteit in gebruik te combineren met rechtszekerheid. Deze handtekeningen zijn het resultaat van een compromis dat volledig aangenomen is door de ontwerpers. 

FID-MANAGER handtekeningprocedures zijn geen verkooppraatjes! 

1. Ze zijn niet als extra functie in FID-Manager geïntegreerd. Het zijn geen "pseudo-handtekeningen" waarvan de rechtsgeldigheid in twijfel kan worden getrokken. Het zijn echte handtekeningen met technische vereisten en bepaalde gebruiksbeperkingen die het mogelijk maken ze te certificeren met behoud van maximale gebruiksflexibiliteit. 

2. Ze zijn niet bedoeld om de bezorgdheid weg te nemen van gebruikers die worden geconfronteerd met de uitdagingen van de digitalisering van de samenleving in het algemeen en het accountantsberoep in het bijzonder. Het zijn pragmatische en juridisch effectieve oplossingen die niet bedoeld zijn om werkprocedures onnodig uit te breiden om problemen op te lossen die zich in werkelijkheid niet voordoen. 

3. Ze worden niet voorgesteld om een extra prijs voor FID-Manager te rechtvaardigen. Nogmaals, dit is een bewuste keuze. Er is nooit sprake van geweest om gebruik te maken van de onzekerheden op dit gebied om het aanrekenen van een gekwalificeerde handtekening in FID-Manager te rechtvaardigen. Wanneer gebruikers van FID-Manager, om welke reden dan ook, van mening zijn dat een gekwalificeerde handtekening nodig is, kunnen ze gebruik maken van de gratis oplossing die de Belgische staat zonder extra kosten aanbiedt. Deze is geïntegreerd in FID-Manager.  

Heeft u nog vragen of wilt u een presentatie van onze handtekeningmodule door een van onze experts, stuur ons dan een e-mail op info@FID-Manager.com of antwoord gewoon op dit bericht. Wij zorgen voor de rest. 

Hoogachtend,