De naleving van het beroepsgeheim op de proef gesteld door elektronische facturatie.

A.      Inleiding

Over de werking van Peppol vertelde een IT-ingenieur ons:

• « De afzender plaatst de informatie in de mailbox die wordt beheerd door zijn access provider, die vervolgens in het Peppol-netwerk brengt zodat ze in de mailbox van de access provider van de ontvanger toekomt.
• Zoals een brief die je bij de post afgeeft?
• Niet echt. Er is een belangrijk verschil : een postbrief gaat in een gesloten omslag, niet via Peppol. Op het Peppol-network reist de ‘brief’ open. De inhoud is niet versleuteld. Hij is altijd toegankelijk.
• Dus het is alsof je een factuur als een ansichtkaart verstuurt. .
• Min of meer. De postbode hoeft de ansichtkaart niet te lezen om te weten of hij correct is ingevuld. De acces provider daarentegen moet hem wel lezen. » 

Normaal gezien zijn access providers gebonden aan strikte vertrouwelijkheidsverplichtingen en moeten zij krachtige veiligheidsmaatregelen nemen om deze communicatie tegen inbreuken te beschermen^[1].

Wat betreft, vooralsnog, technische overwegingen die weinig bekend zijn bij de gebruikers, kan de situatie als verdedigbaar worden beschouwd.

Vanaf 2028 zal de problematiek rond het beroepsgeheim duidelijker worden. Wanneer de rapportageverplichting van kracht wordt en de belastingadministratie een kopie ontvangt van de factuur die de beroepsbeoefenaar aan zijn klant richt, zal de schending van het beroepsgeheim vanzelfsprekend worden, zo niet de norm.

Hoe kunnen accountants hun diensten correct beschrijven (deontologische verplichting) zonder het beroepsgeheim te schenden (strafbaar feit) en tegelijkertijd voldoen aan de formele vereisten op het gebied van btw (fiscale verplichting)?

Er lijkt bovendien een misvatting te ontstaan: dat het beroepsgeheim van accountants minder strikt zou zijn dan dat van advocaten, notarissen of artsen. Deze opvatting is onjuist. Artikel 458 van het Strafwetboek bestraft iedere schending van het beroepsgeheim op dezelfde wijze, ongeacht het beroep.

Wat voor advocaten werd aanvaard, lijkt dus ook toepasbaar op cijferberoepen.

We zullen hieronder enkele overwegingen uit de jurisprudentie en oplossingen die aan andere beroepsbeoefenaars met beroepsgeheim werden voorgesteld, bespreken om tot een praktijk te komen die conform is voor accountants, en voorstellen wat ons, op dit moment, de praktische oplossing lijkt om tegelijkertijd aan alle verplichtingen van de cijferberoepen te voldoen.

B.      circulaire nr 47/2013 van 20 november 2013 betreffende de afschaffing van de btw‑vrijstelling voor advocaten.

Op 1 januari 2014 werd de btw‑vrijstelling voor de prestaties van advocaten afgeschaft. Naar aanleiding daarvan gaf de btw‑administratie een circulaire uit om de reikwijdte van de verplichtingen van deze belastingplichtigen toe te lichten. Voor deze beroepsbeoefenaars die aan het beroepsgeheim zijn onderworpen, preciseerde de circulaire in het bijzonder: « Als de factuur, rekening houdend met wat voorafgaat, op zich onvoldoende gegevens bevat maar een bijlage de vereiste gegevens aanvult, maakt deze bijlage een integrerend bestanddeel uit van de factuur en vormt ze er één geheel mee. De factuur dient te verwijzennaar deze bijlage. De volledige factuur, inclusief bijlage, dient dan opgenomen te worden inde boekhouding van beide partijen. »[2].

C.      Het arrest van het HvJ‑EU van 15 september 2016: de factuur en de bijlage

1.       De feiten

Hoewel het arrest niet expliciet het beroepsgeheim behandelt, biedt het waardevolle inzichten. Het ging over de aftrek van btw met betrekking tot juridische prestaties die opzettelijk vaag werden gefactureerd om de vertrouwelijkheid van de geleverde diensten te waarborgen.

Het arrest van het HvJ EU van 15 september 2016 ( C-516/14) het betrof Barlis, een Portugese onderneming, die de btw wenste af te trekken met betrekking tot facturen voor juridische prestaties verricht door haar advocatenkantoor.

Met het oog op de naleving van het beroepsgeheim had het advocatenkantoor de facturen als volgt opgesteld:

•        factuur nr.02170/2008 van 26 augustus 2008: « juridische diensten verricht tussen 1 december 2007 en vandaag» ;
•       factuur nr.32100478 van 17 december 2008: « erelonen voor juridische diensten verricht tussen juni en vandaag » ;
•       factuur nr.32101181 van 29 april 2009: « erelonen voor juridische diensten verricht tot vandaag » ;
•       factuur nr.32104126 van 2 juni 2010: « erelonen voor juridische diensten verricht tussen 1 november 2009 en vandaag »

De Portugese fiscus had de aftrek van de btw voor deze facturen geweigerd, omdat hij van oordeel was dat « de op de betrokken facturen vermelde omschrijvingen, opgesteld door de advocaten van Barlis, onvoldoende waren ».

In het kader van het administratief beroep had de vennootschap de bijlagen bij de facturen voorgelegd, waarin de betrokken juridische diensten gedetailleerd werden beschreven..

De administratie handhaafde haar standpunt en was van oordeel dat « dit gebrek aan een wettelijk vormvereiste niet kan worden verholpen door het toevoegen van bijlagen die de ontbrekende elementen aantonen, aangezien deze geen ‘gelijkwaardige documenten’ vormen aan facturen. Dergelijke ‘gelijkwaardige documenten’ zouden immers op zichzelf moeten voldoen aan alle voorwaarden vereist door artikel 36, § 5, van het btw-wetboek, wat bij een loutere bijlage niet het geval is. »

De vennootschap bracht de zaak vervolgens voor de rechtbanken, die een prejudiciële vraag stelden aan het Hof van Justitie van de Europese Unie.

2.       De beslissing van het Hof van Justitie van de Europese Unie

Het Hof wees een arrest dat rijk is aan de volgende lessen:

1°.    « Artikel 226, punt 6, van de richtlijn 2006/112 vereist dat de factuur de omvang en de aard dan de verrichte diensten vermeld ». Welnu, « de betrokken facturen omschrijven verrichte diensten als « juridische diensten», (…) een begrip date en zeer ruim geheel van prestaties omvat, waaronder met name prestaties die niet noodzakelijk onder een economische activiteit vallen ». Deze vermelding « lijkt de aard van de betrokken diensten nietvoldoende gedetailleerd weer te geven (…) Zij is zo algemeen dat zij de omvang van de verrichte diensten niet doet blijken (…) Bijgevolg voldoet deze vermelding, a priori, niet aan de voorwaarde, van artikel 226, punt 6, van de richtlijn 2006/112 » ;

2°.    Artikel 226, punt 7, van richtlijn 2006/112 vereist dat de factuur de datum vermeldt waarop de dienst is verricht of voltooid. Het is dus noodzakelijk dat de periodes worden vermeld op de facturen die betrekking hebben op dergelijke prestaties.

In casu preciseren de betrokken facturen met betrekking tot « juridische diensten verricht sinds [een bepaalde datum] tot vandaag » de afrekenperiode. Daarentegen laat de factuur die melding maakt van « juridische diensten verricht tot vandaag», zonder de begindatum van de periode te vermelden, niet toe de periode te bepalen waarop de betrokken afrekeningen betrekking hebben.

3°.    Het Hof heeft geoordeeld dat het fundamentele beginsel van fiscale neutraliteit van de btw vereist dat het recht op aftrek van voorbelasting wordt toegekend wanneer aan de materiële voorwaarden is voldaan, ook al hebben de belastingplichtigen bepaalde formele voorwaarden niet nageleefd.

« Wanneer de belastingdienst over de nodige gegevens beschikt om vast te stellen dat is voldaan aan de materiële voorwaarden, mag hij bijgevolg voor het recht van de belastingplichtige op aftrek van die belasting geen nadere voorwaarden stellen die tot gevolg kunnen hebben dat de uitoefening van dat recht wordt verhinderd »[3]

Indien de facturen niet voldoen aan de voorwaarden van de punten 6 en 7 van artikel 226 van richtlijn 2006/112, moet niettemin worden nagegaan of de bijgevoegde documenten een meer gedetailleerde beschrijving van de juridische diensten bevatten.

Heel concreet, kan de belastingadministratie het recht op aftrek van de btw niet weigeren enkel omdat de belastingplichtige beschikt over een factuur die niet voldoet aan de vereisten van artikel 226, terwijl in een bijlage alle nodige informatie aanwezig is om te verifiëren dat aan de materiële voorwaarden voor de uitoefening van dit recht is voldaan.

D.      Conclusie: hoe iedereen zijn zin te geven zonder alles overhoop te halen ?

Accountants worden opnieuw geconfronteerd met een situatie die bijna klassiek is geworden :

• Enerzijds moeten zij strikt voldoen aan de wettelijke en deontologische nalevingsvereisten (AWW, GDPR, Algemene Vereisten Intern Kwaliteitsmanagement, klantinformatie, strafrecht, belastingrecht, …) ;
•  Anderzijds moeten zij hun klanten een kwaliteitsvolle dienstverlening bieden tegen een betaalbaar tarief.

Dit dilemma vindt (te) vaak de volgende “oplossing”: meer werk verrichten zonder dat dit bij de klant kan worden doorberekend, terwijl de klant er niets aan kan doen.

Volgens ons ligt de oplossing voor deze uitdaging bij de leveranciers van informaticatoepassingen. Uiteindelijk zijn hun producten toch bedoeld om het dagelijks werk van de gebruikers te vergemakkelijken?

Gezien de positie van de administratie en de Europese rechtspraak, zou de door de accountant gebruikte facturatiesoftware automatisch en in één enkele handeling het volgende moeten scheiden:

1°.    Het verzenden van een gedetailleerde factuur in XML‑formaat via het Peppol‑netwerk, voldoende gedetailleerd maar zonder bijlagen, zodat het beroepsgeheim niet in gevaar wordt gebracht.

De volgende omschrijving zou kunnen worden overwogen:

« Factuur nr. XXX van DATUM voor onze boekhoudkundige diensten met betrekking tot uw professionele activiteiten in de periode van maand MM, waarvan de details in de bijlage zijn opgenomen.»

2°.    Het gelijktijdig en direct verzenden van dezelfde factuur in PDF‑formaat[4] naar de klant, inclusief de details van de uitgevoerde prestaties als bijlage.

Een mogelijk proces zou als volgt kunnen zijn:

E-mail aan de klant met een kopie van factuur XXX (zoals hierboven) in PDF‑formaat en een bijlage met de details van de uitgevoerde prestaties (PDF, XLS, …), of een link om één of beide documenten (factuur en bijlagen) te downloaden in een voor mensen leesbaar formaat.

Deze oplossing, zoals herinnering, zelf aanbevolen door de belastingadministratie, lijkt ons de meest doeltreffende. Het gelijktijdig verzenden of ter beschikking stellen van de details van de uitgevoerde prestaties zou elk argument van de administratie neutraliseren dat zou kunnen stellen dat de details achteraf voor controledoeleinden zijn opgesteld. De bijlagen zouden dan een integraal onderdeel van de factuur vormen, waarop expliciet wordt verwezen.

Voor degenen die niet over een geschikt facturatie-instrument beschikken, zouden zij eventueel de factuur zonder details via Peppol kunnen verzenden en deze aanvullen met een kopie inclusief de details van de uitgevoerde prestaties per e-mail. Dit zou echter een soort dubbele invoer van de facturen vereisen, wat behoorlijk omslachtig is.

Een andere mogelijkheid zou zijn om een systeem van codering van de facturen op te zetten, door elke prestatie een code toe te wijzen. Zo zouden zij bijvoorbeeld de code “Fisc003” kunnen toewijzen aan de prestatie “Kwartaal-btw-aangifte”, de code “Fisc004” aan de prestatie “Maand-btw-aangifte”, enzovoort voor al hun boekhoudkundige prestaties..

De facturen zouden dan kunnen worden opgesteld zonder gedetailleerde bijlagen, enkel met vermelding van de codes van de prestaties, het tarief en de bestede tijd. De klant kan de informatie begrijpen door de factuur “te decoderen” met een overzichtstabel van de codes en bijbehorende prestaties, terwijl een derde partij zonder deze informatie slechts een reeks codes ziet.

Deze oplossing lijkt ons eveneens conform, maar veel minder elegant en zeker tijdrovender. Het brengt een zekere werklast mee om de prestaties te “coderen” en vereist enige (veel) oefening bij het opstellen van de facturen.

Victor Alvarez Fernandez

FID-Manager - WinAuditor